4.2 RECUEILLIR ET TRANSMETTRE UN FEEDBACK

A. OBTENIR DU FEEDBACK SUR VOTRE PROJET | B. PRODUIRE DES RAPPORTS SUR VOS RÉUNIONS

B. PRODUIRE DES RAPPORTS SUR VOS RÉUNIONS

POURQUOI FAIRE DES RAPPORTS DE RÉUNION?

Si vous essayez de vous souvenir de tous les points importants soulevés pendant une longue réunion, votre travail de promotion de la santé mentale peut devenir encore plus difficile qu'il ne l'est déjà. C'est pourquoi nous vous recommandons de produire des rapports sur vos réunions, car vous aurez ainsi la possibilité de vous référer à vos notes et de retrouver ce qui a été dit.

Nous verrons ici les avantages que vous pouvez tirer de ces rapports - vous aider à avancer dans votre travail et à résoudre efficacement les problèmes.

QUELS SONT LES AVANTAGES DES RAPPORTS DE RÉUNION?

• Les rapports confirment aux participants que leurs propos ont été entendus.

• Les rapports donnent un historique des activités du groupe et peuvent ultérieurement se révéler très utiles pour vérifier les décisions, faire des évaluations ou retracer des événements ou des résultats antérieurs.

• Les rapports sont une source importante d'informations pour les personnes qui ne peuvent pas assister à une réunion.

• Le fait de produire des rapports aide tout le monde à demeurer sur la bonne voie. Si tout est consigné par écrit, les participants sont plus portés à respecter l'ordre du jour ou à y revenir, s'il y a des digressions. Il est assez facile de se rendre compte que l'on s'écarte du sujet si la personne désignée comme secrétaire n'écrit plus ou si les notes n'ont aucun lien avec l'ordre du jour..

De plus, des moyens visuels, comme les tableaux à feuilles mobiles ou tout autre panneau sur lequel on peut écrire, offrent des avantages supplémentaires :

• Ils permettent à tous les participants d'avoir sous les yeux un rapport sur le déroulement de la réunion - chacun peut savoir à mesure ce qui s'est passé auparavant et de quoi il est question à un certain moment.

• Au cours des séances de remue-méninges, il est plus facile de se concentrer sur un sujet, si les idées sont écrites sur un panneau que tout le monde peut voir. Les participants auront aussi moins tendance à se répéter.

• Ils prouvent que la contribution des gens est remarquée et reconnue.

• Ils peuvent amener les participants à se montrer plus attentifs et plus intéressés à ce qui se passe au cours de la réunion.

Même si les notes prises pendant une réunion peuvent être très utiles, il serait préférable que tous les participants sachent à l'avance qu'on produira un rapport. Il faudrait aussi que tous s'entendent sur l'utilisation des informations ainsi obtenues. Seront-elles réservées au groupe ou seront-elles rendues publiques? Pour que tous les participants se sentent à l'aise pendant les réunions, il faudrait que ces questions soient abordées et réglées dès le début.

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QUELS MOYENS POUVEZ-VOUS UTILISER POUR PRODUIRE VOS RAPPORTS?

Regardons maintenant les différentes méthodes que vous pourriez utiliser pour recueillir des informations pendant une réunion :

La prise de notes

La prise de notes est la méthode que l'on utilise le plus souvent pendant une réunion de routine, lorsqu'il n'y a pas de décision ou d'action importante à l'ordre du jour.

Les moyens visuels (tableaux à feuilles mobiles)

Les moyens visuels sont appropriés dans les situations suivantes :

• le groupe est engagé dans un processus de résolution de problèmes, de prise de décision ou de remue-méninges;
• il existe plusieurs options pour trouver une solution ou pour prendre une décision;
• le problème ou le sujet de discussion est complexe, controversé, nouveau ou inhabituel;
• il faut prendre une décision importante;
• les membres du groupe ne se connaissent pas bien;
• les membres du groupe se font peu confiance mutuellement ou il y a déjà eu des conflits.

Enregistrement sur bande magnétique

L'enregistrement sur bande magnétique est la méthode la plus appropriée dans les situations suivantes:

• les échanges sont trop rapides pour qu'une personne puisse prendre des notes;
• il est important de retenir les termes exacts qui ont été utilisés;
• les intonations sont aussi importantes que le contenu;
• d'autres membres du groupe, qui auront à prendre une décision sur le sujet, ne peuvent être présents à la réunion.

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QUI DOIT PRODUIRE DES RAPPORTS DE RÉUNION?

La production de rapports de réunion est un art. Par conséquent, la personne que vous choisirez pour cette tâche devrait avoir un peu d'expérience dans le domaine, bien connaître le groupe, avoir une écriture lisible et savoir travailler avec le facilitateur.

Dans la mesure du possible, il est préférable que la personne qui prend des notes pendant une réu-nion ne soit pas le facilitateur. Vos réunions seront probablement plus productives et plus fructueuses si le facilitateur peut se concentrer sur sa tâche et qu'une autre personne prend des notes.

CONSEILS POUR PRODUIRE DE BONS RAPPORTS

• avoir les outils appropriés
• travailler en collaboration avec le groupe
• choisir ce qu'il faut noter
• prendre des notes d'une manière efficace.

Nous allons maintenant analyser chacun de ces points plus en détail.

AVOIR LES OUTILS APPROPRIÉS

Dans le cas des méthodes visuelles, les meilleurs outils (et les moins coûteux) sont les blocs de papier ou les tableaux à feuilles mobiles (flip chart), que l'on installe sur un chevalet portatif, et des marqueurs qui permettent d'écrire lisiblement. Lorsqu'une feuille de papier est remplie, la personne prenant des notes peut la coller sur un mur pour ne pas cacher ce qui a déjà été consigné .

Avant le début de la réunion, préparez la pièce de manière à ce que tout le monde soit en mesure de lire ce que vous écrivez. Vous pourriez même faire un test pour vous assurer que les personnes assises au fond de la salle seront capables de lire votre écriture.

Si vous décidez d'enregistrer les discussions sur bande magnétique, il serait important de vérifier, avant le début de la réunion, si le matériel fonctionne. Faites quelques essais et écoutez-les. Ainsi, vous saurez si le magnétophone enregistre votre voix, si vous devez le placer à un autre endroit ou si vous devez élever le niveau d'enregistrement. Ayez quelques cassettes vierges supplémentaires à portée de la main afin d'être en mesure d'enregistrer toute la réunion.

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TRAVAILLER EN COLLABORATION AVEC LE GROUPE

Pratiquer l'écoute active

Si la personne qui prend des notes peut sembler effacée, son rôle est loin d'être passif. Elle doit écouter attentivement tout au long de la réunion, s'assurer que des commentaires à peine murmurés ne passent pas inaperçus et que les points trop rapidement couverts mentionnés ont bien été consignés par écrit.

Rester neutre

En général, la personne qui prend des notes ne participe pas activement aux discussions. Comme le facilitateur, son rôle est d'inciter les autres membres du groupe à exprimer leur opinion.

Communiquer avec le groupe

Cependant, la personne qui prend des notes doit intervenir si les échanges sont trop rapides, si elle n'arrive pas à tout prendre en note ou si elle doit demander à quelqu'un de parler plus fort. Si elle n'est pas certaine d'avoir bien compris un point, elle pourrait demander à la personne concernée de le répéter.

De la même manière, si elle n'a pas bien compris ce qui a été dit ou n'a pas eu le temps de l'écrire, les autres membres du groupe auraient intérêt, eux aussi, à ralentir la cadence.

Accepter les corrections de bon coeur

Il peut arriver que la personne qui prend des notes commette une faute d'inattention ou d'orthographe et que quelqu'un se sente obligé de le lui faire remarquer. Il faudrait tout simplement remercier cette personne, corriger son erreur et continuer son travail.

Travailler avec le facilitateur

Le facilitateur peut répéter ou vérifier les propos d'une personne avant que la personne qui prend des notes l'écrive. Ce qui lui permettra ainsi qu'au reste du groupe de bien comprendre ce qui a été dit.

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CHOISIR CE QU'IL FAUT NOTER

En général, la personne qui prend des notes écrit ce qu'il faut retenir d'une réunion. C'est ce qu'on appelle souvent la «mémoire du groupe». Bien que chaque réunion soit différente, les points suivants doivent souvent être consignés dans le rapport :

• questions:
• réponses;
• feedback;
• problèmes;
• idées qui jaillissent pendant des séances de remue-méninges
• décisions.

Sur quoi vous basez-vous pour décider si une question ou une remarque est assez importante pour être notée?

Il faut prendre en note ce qui est dit dans les cas suivants :

• un membre du groupe propose une idée précise
• une remarque est répétée à plusieurs reprises
• on lance une nouvelle idée ou on donne de nouveaux renseignements
• le groupe prend une décision
• on décrit une mesure qui devrait être prise par le groupe
• on précise le nom de la personne qui devra prendre ces mesures
• en cas de doute, on peut toujours demander au groupe de dire ce qu'il faudrait noter.

PRENDRE EFFICACEMENT DES NOTES

Les conseils suivants peuvent faciliter la prise de notes :

• N'essayez pas d'écrire tous les mots, sinon vous n'arriverez jamais à suivre. Reformulez ce qui a été dit. Si vous avez changé des mots, vérifiez auprès de la personne concernée pour vous assurer que vous avez bien saisi son idée
• Préférez les verbes d'action (p. ex. contacter, organiser).
• Écrivez lisiblement et rapidement, en grosses lettres.
• Ne vous souciez pas de l'orthographe - vous vous en occuperez plus tard.
• Codez et numérotez vos pages. Le rapport sera alors plus facile à rédiger.
• Utilisez des couleurs ou des symboles pour souligner vos points ou pour les mettre en évi-dence. Séparez les idées et les sujets par des symboles, comme des étoiles. Réservez les chiffres pour les points les plus importants, comme les points à l'ordre du jour, ou pour paginer.

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QUE DEVEZ-VOUS FAIRE AVEC VOS NOTES?

Vos notes devront être dactylographiées, classées dans vos dossiers et probablement distribuées à tous les membres de votre groupe. Ces notes jouent un rôle important dans la préparation des rap-ports et vous aideront à faire le suivi des différentes activités de votre projet lors de l'évaluation. En général, les notes sont présentées de manière à ce que les points correspondent à ceux de l'ordre du jour et comprennent les données suivantes :

• le nom de votre groupe
• la date
• l'heure et l'endroit
• le nom des personnes présentes et absentes
• les éléments clés de tous les points à l'ordre du jour
• les décisions concrètes qui ont été prises (on peut les souligner ou les mettre en évidence d'une autre façon).

Le rapport sera ensuite distribué à toutes les personnes présentes à la réunion (ainsi qu'aux membres du groupe qui n'ont pu y assister), en même temps que l'ordre du jour de la réunion suivante. La préparation, et la distribution en temps opportun, de rapports fidèles permettent à votre groupe d'être plus efficace, d'avoir ses propres archives, de prendre des décisions éclairées et de faire un meilleur suivi de ses décisions.

Votre groupe devrait adopter ses propres politiques en ce qui concerne les rapports. Dans certains cas, il n'est pas toujours nécessaire de produire des rapports détaillés ou d'en préparer un après chaque réunion. Vous pouvez adapter cette décision à la situation particulière de votre groupe. Le point le plus important est que toutes les mesures engagées doivent découler de décisions prises pendant les réunions. Les rapports de réunion rappellent aux membres du groupe qu'ils doivent respecter leur engagement.

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 4.3 Composer avec les situations imprévues